23 KHOẢN CHI PHÍ KHÔNG ĐƯỢC TRỪ KHI TÍNH THUẾ TNDN THEO NGHỊ ĐỊNH 320/2025/NĐ-CP

Trong quá trình kinh doanh, DN thường phát sinh nhiều chi phí như:chi phí nhân công, sản xuất và quản lý. Tuy nhiên, không phải chi phí nào cũng được trừ khi tính thuế tndn. Vì vậy, trong các đợt thanh tra thuế, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi một số chi phí bị cơ quan thuế loại trừ khi tính thuế tndn. Dưới đây là 23 loại chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN theo nghị định 320/2025/NĐ-CP

Các chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN

Theo Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, dưới đây là các chi phí bị loại trừ khi xác định thu nhập chịu thuế:

1.Khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện quy định:

• Các khoán chi thực tế phát sinh không liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp
• Các khoản chi có hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

2.Chi phí tiền phạt do vi phạm hành chính

Tiền phạt hành chính như

• Vi phạm giao thông, 
• Vi phạm đăng ký kinh doanh, chế độ kế toán
• Vi phạm pháp luật về thuế (gồm cả tiền phạt chậm nộp thuế).
• Các khoản phạt vi phạm hành chính khác theo quy định pháp luật.

3.Các khoản chi đã được bù đắp hoặc đã được trừ

• Các khoản chi đã được bù đắp từ nguồn kinh phí khác
• Khoản chi đã được chi từ quỹ phát triển khoa học và công nghệ của doanh nghiệp, hoặc Quỹ đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số của doanh nghiệp 

4.Phần chi vượt mức quy định

• Chi phí quản lý từ công ty mẹ nước ngoài: Phần phân bổ cho cơ sở thường trú tại Việt Nam vượt mức tính theo tỷ lệ doanh thu.
• Chi phí thuê quản lý cho hoạt động kinh doanh trò chơi điện tử có thưởng và casino vượt quá 4% doanh thu từ các hoạt động này.
• Chi phúc lợi cho người lao động, gồm ( Đám hiếu, hỷ, học tập, thiên tai, dịch bệnh, tai nạn, y tế, bảo hiểm tự nguyện,..) vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế (Quỹ lương thực tế chia cho 12 tháng hoặc số tháng hoạt động).
• Phần chi vượt mức 5 triệu đồng/tháng/người để trích nộp quỹ hưu trí bổ sung, bảo hiểm nhân thọ hoặc mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện.

5.Trích lập và sử dụng dự phòng sai quy định

Các khoản chi không tuân thủ đúng pháp luật về trích lập dự phòng đều bị loại trừ như về như dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng tổn thất các khoản đầu tư tài chính, dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa, dự phòng rủi ro nghề nghiệp,…

6.Chi phí khấu hao tài sản cố định

• Tài sản cố định (TSCĐ) không sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh trừ các TSCĐ phục vụ người lao động như (nhà nghỉ, nhà ăn, phòng y tế, nhà trẻ, xe đưa đón…).
• TSCĐ không có giấy tờ chứng minh quyền sở hữu của công ty
• TSCĐ không được quản lý, theo dõi, hạch toán trong sổ kế toán theo quy định.
• Phần khấu hao TSCĐ vượt mức quy định (bao gồm trích khấu hao phần giá trị vượt 1,6 tỷ đồng/xe với ô tô chở dưới 9 chỗ trừ ô tô dùng cho vận tải hành khách, du lịch, khách sạn và khấu hao máy bay, du thuyền không phục vụ kinh doanh vận chuyển)
• Khấu hao đối với TSCĐ đã khấu hao hết giá trị và quyền sử dụng đất lâu dài.

7.Các khoản chi phí trích trước theo chu kỳ hoặc theo kỳ hạn nhưng đến cuối kỳ không chi hoặc chi không hết.

Các khoản trích trước (sửa chữa lớn TSCĐ, hoạt động đã tính doanh thu nhưng chưa hoàn tất nghĩa vụ…) sẽ bị loại nếu đến hết kỳ hạn chưa chi hoặc chi không hết. Khi kết thúc hợp đồng, doanh nghiệp phải điều chỉnh tăng/giảm chi phí theo số thực tế phát sinh trên hóa đơn hợp lệ.

8. Chi phí cho người lao động

• Tiền lương, tiền công và các khoản phải trả cho NLĐ nhưng thực tế không chi trả hoặc thiếu chứng từ thanh toán theo quy định.
• Chi lương, thưởng cho NLĐ mà không có điều kiện và mức hưởng rõ ràng trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính của công ty hoặc quy chế thưởng của lãnh đạo.
• Tiền lương, tiền công,  phụ cấp cho NLĐ chưa chi trả sau thời hạn quyết toán thuế, trừ khi có quỹ dự phòng tiền lương cho năm sau, không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.
• Lương của chủ DN tư nhân, chủ công ty TNHH một thành viên (do cá nhân làm chủ).
• Thù lao sáng lập viên không tham gia điều hành.
• Chi trang phục cho người lao động không có hóa đơn, chứng từ cho chi trang phục bằng hiện vật hoặc chi trang phục bằng tiền vượt quá 5 triệu đồng/người/năm.
• Chi thưởng sáng kiến, cải tiến không có quy chế hoặc không có hội đồng nghiệm thu.
• Chi phụ cấp tàu xe nghỉ phép không tuân thủ đúng quy định của Bộ Luật Lao động.
• Các khoản chi thêm cho lao động nữ, lao động là người dân tộc thiểu số nếu chi không đúng đối tượng, không đúng mục đích
• Chi trả trợ cấp mất việc làm, thôi việc, bồi thường, trợ cấp cho người bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp không theo đúng quy định.

9.Chi trả lãi tiền vay ngoài vượt trần Bộ luật Dân sự

Phần lãi vay từ các đối tượng không phải tổ chức tín dụng (cá nhân, tổ chức khác) vượt quá mức lãi suất quy định tại Bộ luật Dân sự hiện hành.

10.Chi trả lãi vay cho phần vốn điều lệ (hoặc vốn đầu tư với doanh nghiệp tư nhân) chưa góp đủ theo tiến độ trong điều lệ, kể cả khi doanh nghiệp đã hoạt động. Lãi vay trong quá trình đầu tư đã được tính vào giá trị tài sản hoặc công trình đầu tư.

11.Phần chi phí thu hồi vượt tỷ lệ quy định tại hợp đồng dầu khí

Có hai nhóm chi phí không được trừ đối với hoạt động dầu khí, gồm:

Phần chi phí vượt tỷ lệ quy định: Phần chi phí thu hồi vượt quá tỷ lệ quy định tại hợp đồng dầu khí được duyệt (hoặc vượt quá 35% nếu hợp đồng không quy định) sẽ không được tính vào chi phí được trừ.

Các khoản không được tính vào chi phí thu hồi:

• Các khoản chi thuộc nhóm chi phí không được trừ theo Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.
• Chi phí phát sinh trước thời điểm hợp đồng dầu khí có hiệu lực, trừ trường hợp khoản chi này đã được thỏa thuận trong hợp đồng dầu khí hoặc được thực hiện theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ.
• Các loại hoa hồng dầu khí 
• Chi lãi đối với các khoản đầu tư phục vụ hoạt động tìm kiếm, thăm dò, phát triển mỏ và khai thác dầu khí.
• Tiền phạt, tiền bồi thường thiệt hại.
• Các khoản chi khác không được tính vào chi phí thu hồi theo quy định của Luật Dầu khí hoặc thỏa thuận tại hợp đồng 

12.Các khoản thuế không được trừ

Về nguyên tắc, doanh nghiệp không được tính vào chi phí các loại thuế đã được khấu trừ, được hoàn hoặc là nghĩa vụ trực tiếp để tránh trùng lặp lợi ích. Các khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN thuộc nhóm này bao gồm:

• Thuế GTGT đầu vào đã được khấu trừ hoặc hoàn thuế; thuế GTGT nộp theo phương pháp khấu trừ.
• Thuế GTGT đầu vào của tài sản cố định là ô tô từ 9 chỗ ngồi trở xuống tương ứng với phần giá trị vượt mức được khấu trừ theo quy định của pháp luật về thuế GTGT.
• Thuế TNDN, trừ trường hợp doanh nghiệp nộp thay thuế TNDN cho doanh nghiệp nước ngoài mà theo thỏa thuận trong hợp đồng, doanh thu doanh nghiệp nước ngoài nhận được không bao gồm thuế TNDN.
• Thuế TNCN do doanh nghiệp khấu trừ của người lao động, trừ trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động quy định tiền lương, tiền công trả cho người lao động không bao gồm thuế TNCN.
• Tiền chậm nộp theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.

13.Chi phí điện, nước khi doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh

 -Doanh nghiệp thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp nhưng thiếu hóa đơn điện, nước hoặc thiếu hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh.

-Doanh nghiệp thanh toán thông qua chủ nhà nhưng thiếu chứng từ thanh toán phù hợp với thực tế tiêu thụ hoặc thiếu hợp đồng thuê.

14.Chi phí đóng góp quỹ, hội sai quy định

• Chi đóng góp để tạo nguồn quỹ quản lý cho cấp trên.  
• Khoản chi đóng góp vào các quỹ của Hiệp hội vượt quá mức quy định của Hiệp hội.

15.Chi phí thuê TSCĐ và góp vốn bằng giá trị vô hình

• Chi phí thuê tài sản cố định vượt mức phân bổ theo số năm trả trước của bên thuê.
• Các khoản góp vốn bằng giá trị lợi thế kinh doanh, giá trị quyền sử dụng thương hiệu không được tính vào chi phí được trừ.

16.Chi phí lỗ do chênh lệch tỷ giá ngoại tệ

Lỗ do chênh lệch tỷ giá hối đoái khi đánh giá lại các khoản tiền mặt, tiền gửi, tiền đang chuyển và nợ phải thu bằng ngoại tệ cuối kỳ tính thuế là khoản chi phí không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

17.Các khoản chi tài trợ, ủng hộ, từ thiện

Về nguyên tắc, các khoản chi tài trợ, ủng hộ địa phương, đoàn thể, tổ chức xã hội và chi từ thiện đều là khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN.

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn được tính vào chi phí hợp lý nếu khoản tài trợ nằm trong phạm vi quy định tại điểm đ khoản 2 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, bao gồm:

• Tài trợ cho giáo dục, y tế hoặc văn hóa (bằng tiền hoặc hiện vật).
• Tài trợ cho hoạt động phòng, chống và khắc phục hậu quả của thiên tai, dịch bệnh (bằng tiền hoặc hiện vật)
• Tài trợ xây dựng nhà đại đoàn kết, nhà tình nghĩa, nhà cho các đối tượng chính sách (bằng tiền hoặc hiện vật)
• Tài trợ cho các địa phương thuộc địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn theo quy định của Chính phủ.
• Tài trợ cho hoạt động nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số.

18.Chi phí xây dựng cơ bản trong giai đoạn đầu tư tài sản cố định

Các khoản chi phát sinh trong giai đoạn đầu tư xây dựng để hình thành tài sản cố định không được trừ trực tiếp mà phải được vốn hóa vào nguyên giá tài sản để trích khấu hao sau này.

19.Chi liên quan đến biến động vốn chủ sở hữu

• Các chi phí phát hành cổ phiếu và cổ tức không thuộc loại nợ phải trả
• Chi phí mua cổ phiếu quỹ
• Chi phí mua lại cổ phiếu của chính mình
• Các khoản chi khác liên quan trực tiếp đến việc tăng, giảm vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp

20.Chi phí vượt mức cấp quyền khai thác khoáng sản phát sinh thực tế

Chi phí cấp quyền khai thác khoáng sản vượt mức phải nộp hàng năm bị coi là chi phí không được trừ.

Các khoản nộp bổ sung hoặc phần còn lại phải nộp theo quyết toán sẽ được chấp nhận là chi phí được trừ, nhưng phải tuân thủ nguyên tắc phân bổ đều (nếu giấy phép còn thời hạn)

21.Các khoản chi của hoạt động kinh doanh đặc thù sai định mức

Đối với các lĩnh vực như Ngân hàng, Bảo hiểm, Xổ số, Chứng khoán, dự án BT, BOT… các khoản chi thực hiện không đúng nội dung hoặc vượt mức quy định riêng của Bộ Tài chính đều sẽ bị loại trừ.

22.Các khoản chi không gắn liền với doanh thu tính thuế

Toàn bộ các chi phí không phục vụ trực tiếp cho việc tạo ra doanh thu trong kỳ tính thuế sẽ bị loại trừ, trừ các khoản chi quy định tại điểm i khoản 2 Điều 9 của Nghị định 320/2025/NĐ-CP (chi phí mang tính chất chuẩn bị hoặc tổn thất hợp lý)

23.Khoản chi vi phạm pháp luật chuyên ngành

• Chi lương làm thêm giờ vượt mức quy định của Bộ luật Lao động.
• Chi phí quảng cáo cho các sản phẩm bị cấm hoặc chưa đăng ký theo quy định pháp luật.
• Các khoản chi phục vụ sản xuất kinh doanh nhưng sai nội dung hoặc vượt định mức theo quy định của pháp luật chuyên ngành hiện hành.

Hậu quả khi ghi nhận chi phí không được trừ

Ghi nhận sai chi phí không chỉ dẫn đến sai lệch trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp mà còn có thể dẫn đến các hậu quả pháp lý, bao gồm:

• Bị truy thu thuế TNDN, bị phạt chậm nộp và phạt vi phạm hành chính do khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp.
• Việc ghi nhận sai chi phí không được trừ khiến doanh nghiệp bị cơ quan thuế xếp vào nhóm rủi ro cao, thu hút sự chú ý và kiểm tra sâu hơn từ cơ quan thuế.

Hiểu rõ các khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị phạt từ cơ quan thuế. Liên hệ ngay hotline 0911 813 105 để được tư vấn và áp dụng đúng các quy định về chi phí được trừ giúp doanh nghiệp duy trì một sổ sách kế toán minh bạch, cân đối và hiệu quả.