Trong bối cảnh cuộc sống ngày nay, công nghệ ngày càng phát triển, và một trong những tiến bộ đáng chú ý là sự xuất hiện của hóa đơn điện tử. Nhắc đến hóa đơn điện tử không chỉ là việc sử dụng công nghệ để thay thế giấy tờ truyền thống, mà còn đồng nghĩa với việc tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính cũng như bảo vệ môi trường. Trong bài viết này chúng ta sẽ tìm hiểu về hóa đơn điện tử và cách xuất hóa đơn điện tử theo đúng quy định
Hóa đơn điện tử là gì ?
Hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán và pháp luật về thuế.
Hóa đơn điện tử khi được phát hành sẽ có đầy đủ các thông tin giống như hóa đơn giấy, bao gồm:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán, người mua
- Tên, số hiệu hóa đơn, ngày lập hóa đơn, ngày giao hàng, ngày hóa đơn
- Số lượng, chủng loại hàng hóa, dịch vụ
- Đơn giá, thành tiền
- Thuế suất, số tiền thuế
- Tổng số tiền thanh toán
Những ưu nhược điểm của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy:
Ưu điểm của Hóa Đơn Điện Tử:
- Tiện Lợi và Nhanh Chóng: Người dùng có thể nhận và xử lý hóa đơn ngay lập tức qua internet mà không cần đợi đến khi nhận được qua dịch vụ bưu điện.
- Tiết Kiệm Chi Phí: Phát hành hóa đơn điện tử sẽ giảm chi phí in ấn, gửi thư và bảo quản so với hóa đơn giấy truyền thống.
- Bảo Mật Cao: Hóa đơn điện tử thường được ký số, giúp đảm bảo tính toàn vẹn và an ninh thông tin.
- Dễ Dàng Quản Lý Tài Chính: Thông tin hóa đơn điện tử thường được lưu trữ trực tuyến, giúp người dùng dễ dàng theo dõi và quản lý tài chính.
- Bảo Vệ Môi Trường: Bằng cách giảm sử dụng giấy và mực in, hóa đơn điện tử đóng góp vào bảo vệ môi trường.
Nhược Điểm của Hóa Đơn Điện Tử:
- Đòi Hỏi Kết Nối Internet: Việc sử dụng hóa đơn điện tử yêu cầu kết nối internet, điều này có thể là một rắc rối đối với những người không có sẵn mạng internet ổn định.
- Vấn Đề An Sinh Trực Tuyến: Có nguy cơ thông tin bị mất mát hoặc bị tấn công mạng, tuy nhiên, các biện pháp bảo mật cao thường được áp dụng để giảm thiểu rủi ro này.
- Khả Năng Mất Dữ Liệu: Nếu hệ thống lưu trữ hóa đơn điện tử gặp sự cố, có khả năng mất mát dữ liệu nếu không có biện pháp sao lưu hiệu quả.
Khả Năng Không Hiện Diện: Trong một số trường hợp, có thể có nguy cơ người dùng không nhận được hóa đơn nếu họ không kiểm tra thường xuyên email hoặc hệ thống thông báo. - Chấp Nhận Khó Khăn từ Một Số Người Dùng: Một số người dùng có thể không thoải mái với việc sử dụng công nghệ và mong muốn giữ lại hình thức hóa đơn giấy truyền thống.
Nhưng Theo quy định của pháp luật hiện hành, từ ngày 01/07/2022, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ có phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đều phải sử dụng hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử được phát hành và quản lý trên hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế. Các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hay muốn tra hóa đơn điện tử thì phải đăng ký với cơ quan thuế trước khi bắt đầu sử dụng.
Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử
Cách xuất hóa đơn điện tử được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử (ví dụ phần mềm hóa đơn điện tử Viettel )
Trước khi xuất hóa đơn điện tử, bạn cần đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh đang sử dụng.
Bước 2: Lập hóa đơn điện tử
Tại giao diện phần mềm hóa đơn điện tử, bạn chọn chức năng “Lập hóa đơn”. Người bán cần nhập đầy đủ các thông tin trên hóa đơn theo quy định. Các thông tin cần lưu ý như sau:
- Tên hóa đơn: Người bán cần nhập đúng tên hóa đơn theo quy định của pháp luật.
- Ký hiệu hóa đơn: Ký hiệu hóa đơn gồm 6 ký tự, trong đó:
- Ký tự đầu tiên là chữ C hoặc K.
- Ký tự thứ hai là chữ cái.
- Ký tự thứ ba là chữ số.
- Ký tự thứ tư là chữ số.
- Ký tự thứ năm là chữ số.
- Ký tự thứ sáu là chữ số.
- Ký hiệu mẫu số hóa đơn: Ký hiệu mẫu số hóa đơn gồm 2 ký tự, trong đó:
- Ký tự đầu tiên là chữ cái.
- Ký tự thứ hai là chữ số.
- Số thứ tự hóa đơn: Số thứ tự hóa đơn được tự động tăng dần theo ngày, tháng, năm.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán: Người bán cần nhập chính xác các thông tin của mình.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua: Người bán cần nhập chính xác các thông tin của người mua.
- Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền: Người bán cần nhập đầy đủ và chính xác các thông tin về hàng hóa, dịch vụ cung cấp.
- Thuế suất thuế GTGT, số tiền thuế GTGT: Người bán cần nhập đúng thuế suất thuế GTGT và số tiền thuế GTGT tương ứng.
- Tổng số tiền thanh toán: Người bán cần nhập đúng tổng số tiền thanh toán.
>>>Xem thêm về Hoàn thuế gtgt
Bước 3: Ký số hóa đơn điện tử
Sau khi lập hóa đơn điện tử, bạn cần ký số hóa đơn điện tử. Việc ký số hóa đơn điện tử được thực hiện bằng chữ ký số hoặc chứng thư số của tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Bước 4: Gửi hóa đơn cho người mua
Sau khi ký số điện tử, người bán cần gửi hóa đơn cho người mua theo phương thức phù hợp.
Bước 5: Lưu trữ hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử được lưu trữ trên hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế. Doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh cần lưu trữ hóa đơn điện tử trên hệ thống của mình để phục vụ cho việc tra cứu, sử dụng trong thời gian tối thiểu 10 năm.
Ngoài các cách xuất hóa đơn điện tử trên còn một số lưu ý là :
- Hóa đơn phải có đầy đủ các thông tin theo quy định của pháp luật.
- Hóa đơn phải được ký số điện tử của người bán.
- Hóa đơn phải được gửi cho người mua theo phương thức phù hợp.
- Người bán cần lưu ý các quy định trên để xuất hóa đơn gtgt điện tử đúng quy định.
Các phương thức gửi hóa đơn điện tử
Hiện nay, có các phương thức gửi hóa đơn điện tử phổ biến như sau:
- Gửi qua đường truyền internet: Người bán gửi hóa đơn điện tử cho người mua qua đường truyền internet bằng cách sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử.
- Gửi qua hệ thống bưu điện: Người bán gửi hóa đơn điện tử cho người mua qua hệ thống bưu điện bằng cách in hóa đơn điện tử ra giấy (hay còn gọi là hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử) và gửi qua đường bưu điện.
- Gửi qua email: Người bán gửi hóa đơn điện tử cho người mua qua email bằng cách đính kèm hóa đơn điện tử vào email.
Người bán có thể lựa chọn phương thức gửi hóa đơn điện tử phù hợp với nhu cầu của mình.