Anh, chị muốn mở rộng phạm vi hoạt động và phát triển kinh doanh bằng cách mở văn phòng đại diện hoặc chi nhánh công ty nhưng chưa biết làm thế nào? Đừng lo! Hãy cùng VLK tìm hiểu thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty trong bài viết này nhé.
Văn phòng đại diện (VPĐD) là gì?
Theo Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện (representative office) là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền và bảo vệ lợi ích của công ty. Văn phòng đại diện không được phép tham gia vào các hoạt động kinh doanh sinh lời.
Chức năng của văn phòng đại diện
- Văn phòng đại diện là trung gian liên hệ với khách hàng và đối tác.
- Hỗ trợ doanh nghiệp nghiên cứu, đánh giá phân tích thị trường mới , cung cấp thông tin để thúc đẩy kinh doanh.
- Thay mặt công ty giải quyết các vấn đề xâm phạm và cạnh tranh không lành mạnh.
- Giúp tăng cường hình ảnh công ty, tiếp cận được nhiều khách hàng và quảng bá sản phẩm hiệu quả.
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện
Để mở văn phòng đại diện, chủ doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện sau theo quy định của Luật Doanh nghiệp
- Văn phòng đại diện chỉ được thành lập sau khi đã thành lập công ty, không thể thực hiện cùng lúc 2 thủ tục.
- Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên công ty và cụm từ “Văn phòng đại diện”
Ví dụ: Văn phòng đại diện công ty TNHH Thuế và Kế Toán VLK
- Văn phòng đại diện không được đặt tại nhà tập thể hoặc chung cư
- Văn phòng đại diện chỉ thực hiện chức năng giao dịch, nên trưởng phòng đại diện chỉ được ký các hợp đồng liên quan đến hoạt động của văn phòng như: hợp đồng thuê nhà, hợp đồng lao động, mua sắm vật dụng và không được ký hợp đồng kinh doanh.
- Văn phòng đại diện không phải thực hiện thủ tục thuế, nhưng nếu thay đổi địa chỉ khác quận/huyện, phải xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện gồm những gì?
Hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện bao gồm:
- Thông báo thành lập văn phòng đại diện
- Bản sao quyết định thành lập và biên bản cuộc họp về việc mở văn phòng đại diện của:
- Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty hợp danh
- Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần
- Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH 1 thành viên
- Bản sao giấy tờ tùy thân của người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ thay
- Bản sao CCCD/hộ chiếu của người nộp hồ sơ
Trường hợp công ty mở văn phòng đại diện ở nước ngoài
- Thực hiện thủ tục thành lập theo quy định của nước sở tại
- Doanh nghiệp mở văn phòng đại diện ở nước ngoài không cần xin Giấy chứng nhận đầu tư ra nước ngoài.
- Chỉ cần thực hiện thủ tục đăng ký giao dịch ngoại hối để chuyển tiền ra nước ngoài cho văn phòng.
- Sau khi có giấy phép từ nước sở tại, nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh tại trụ sở chính để cập nhật trên Cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện như VLK chia sẻ ở trên
Bước 2: Nộp hồ sơ tại Sở KH&ĐT nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở theo 3 cách sau:
- Nộp trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh của Sở kế hoạch và đầu tư
- Gửi qua đường bưu điện
- Nộp online qua Cổng thông tin dịch vụ quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
Bước 3: Chờ cấp Giấy chứng nhận giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện
Trong 3 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xem xét hồ sơ và phản hồi kết quả:
- Cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện nếu hồ sơ hợp lệ.
- Thông báo sửa đổi, bổ sung nếu hồ sơ chưa hợp lệ, sau khi hoàn thiện, nộp lại hồ sơ.
Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài, sau khi có giấy phép hoạt động, nộp hồ sơ để Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu quốc gia.
Dịch vụ đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại VLK Group
1. Thông tin khách hàng cần cung cấp
- Mã số thuế công ty
- Bản sao CCCD của người đứng đầu văn phòng đại diện
- Địa chỉ đặt văn phòng đại diện
2. Quá trình thực hiện của VLK
- Tư vấn và kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin quan trọng như tên, địa chỉ của văn phòng đại diện.
- Ký kết hợp đồng dựa trên thỏa thuận đã được hai bên thống nhất.
- Chuẩn bị hồ sơ mở văn phòng đại diện và mang đến cho doanh nghiệp ký tại chỗ.
- Đại diện doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Sở KHĐT và theo dõi sát sao quá trình xử lý hồ sơ, giải quyết nhanh chóng nếu có vấn đề phát sinh
- Nhận Giấy chứng nhận hoạt động văn phòng đại diện và bàn giao tận nơi cho doanh nghiệp.
- Hỗ trợ tư vấn các thủ tục cần thiết sau khi văn phòng đại diện hoạt động.
3.Thời gian hoàn thành thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty
- Từ lúc nộp hồ sơ đến khi nhận được giấy chứng nhận thường kéo dài từ 3 đến 5 ngày làm việc.
VLK Group luôn được đánh giá cao về khả năng làm việc nhanh chóng. Chỉ trong vòng 3 ngày làm việc, anh chị chỉ cần ở nhà và chờ bàn giao giấy phép từ VLK.
4.Cam kết của VLK
VLK biết rằng anh, chị có rất nhiều sự lựa chọn ngoài kia khi cần thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty. Tuy nhiên, để tránh những rủi ro không mong muốn từ các nhà cung cấp thiếu kinh nghiệm, tại VLK chúng tôi mang đến sự an tâm tuyệt đối với cam kết sau:
- Không phát sinh chi phí
- Thời gian hoàn thành nhanh chóng
- Bàn giao giấy phép đúng hẹn
- Dịch vụ giao nhận và trình ký hồ sơ tận nhà
- Tư vấn tên, địa chỉ …văn phòng đại diện đúng quy định pháp luật
- Chịu hoàn toàn trách nhiệm với mọi hồ sơ do VLK thực hiện.
- Hỗ trợ tư vấn sau khi VPĐD đi vào hoạt động
Liên hệ cho VLK ngay theo số hotline 0911 813 098 để được tư vấn miễn phí và sử dụng dịch vụ.