Cuối năm, doanh nghiệp thường chi mạnh tay cho các khoản về quà tặng khách hàng, đối tác và nhân viên. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ luật về các khoản chi này. Câu hỏi lớn được đặt ra là “Chi phí tặng quà tết cho khách hàng, nhân viên có được trừ khi tính thuế TNDN không?”.Cùng theo chân VLK để giải đáp thắc mắc này nhé!
Quy định về hóa đơn với quà biếu, tặng
Vào các dịp lễ như 8/3, Trung thu, Tết nguyên đán,..doanh nghiệp thường tặng quà nhân viên để khích lệ tinh thần làm việc. Vậy, các khoản chi này có cần xuất hóa đơn GTGT đầu ra không? Có được khấu trừ VAT không?
Theo quy định hiện hành, khi mua hàng hóa, dịch vụ (bao gồm khuyến mãi, hàng mẫu…) để làm quà tặng, biếu khách hàng hoặc thưởng cho nhân viên, doanh nghiệp cần yêu cầu người bán xuất hóa đơn đầy đủ và rõ ràng. Hóa đơn hợp lệ là hóa đơn đỏ hoặc hóa đơn bán hàng; hóa đơn bán lẻ không được công nhận là chi phí hợp lệ.
Khi tặng quà, doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT và ghi rõ đối tượng:
- Nếu xuất cho nhân viên, ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn.”
- Nếu xuất cho khách hàng, ghi rõ “khách hàng không lấy hóa đơn” kèm danh sách đối chứng.
Quà tặng cho khách hàng có được đưa vào chi phí được trừ?
Theo Điều 9 Luật Thuế Thu nhập Doanh nghiệp 2008 (được sửa đổi, bổ sung qua các Luật Thuế 2013 và 2014), các khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Chi phí thực tế có phát sinh, liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh, sản xuất.
- Chi phí phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định pháp luật.
- Chi phí mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), phải có hóa đơn đầy đủ và thanh toán không dùng tiền mặt.
Như vậy, chi phí tặng quà lễ, Tết cho khách hàng được xem là khoản chi có liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu khoản chi này có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, có đầy đủ hóa đơn và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì được tính vào chi phí được trừ.
Quà tặng cho nhân viên có được đưa vào chi phí được trừ?
Căn cứ theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC), các khoản phúc lợi cho người lao động có quy định như sau:
- Chi đám cưới, ma chay cho bản thân và gia đình người lao động.
- Chi nghỉ mát, hỗ trợ điều trị, bồi dưỡng kiến thức tại cơ sở đào tạo.
- Hỗ trợ gia đình bị ảnh hưởng bởi thiên tai, dịch bệnh, tai nạn, ốm đau.
- Khen thưởng con cái của người lao động học giỏi.
- Hỗ trợ chi phí đi lại dịp lễ, Tết, hoặc mua bảo hiểm tai nạn, y tế, tự nguyện…
Tổng các khoản chi này không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm tính thuế sẽ được tính vào chi phí được trừ.
Do đó, chi phí mua quà thưởng lễ, Tết cho nhân viên cũng thuộc chi phí phúc lợi sẽ được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Lưu ý:
- Các khoản chi phải có đầy đủ hoá đơn, chứng từ hợp lý. Nếu chi mua hàng hoá, dịch vụ từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Tổng chi phí mua quà cho nhân viên không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
Trường hợp doanh nghiệp hoạt động không đủ 12 tháng thì:
01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế= tổng quỹ lương/số tháng hoạt động thực tế của DN
Trong đó: Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương đã chi trả trong năm quyết toán, tính đến hạn cuối nộp hồ sơ quyết toán (Không bao gồm khoản trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế)
Ví dụ: Trong năm 2023, công ty TNHH Thuế và Kế Toán VLK đã chi tổng quỹ lương thực tế 1,5 tỷ đồng (không bao gồm quỹ lương dự phòng). Chi phí phúc lợi cho nhân viên là 100 triệu đồng.
Quỹ lương bình quân tháng = 1.500.000.000 đồng / 12 tháng=125.000.000 đồng/tháng
=>>Như vậy, khoản phúc lợi 100 triệu đồng < quỹ lương bình quân tháng, do đó chi phí này sẽ được khấu trừ theo quy định.
Cách hạch toán hóa đơn hàng biếu, tặng
1.Hạch toán kế toán:
Khi mua quà Tết:
- Nợ TK 641, 6421: Chi phí mua quà Tết.
- Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào.
- Có TK 111, 112, 131: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hoặc công nợ phải trả.
Khi tặng quà khách hàng hoặc thưởng cho nhân viên phải xuất hóa đơn GTGT:
- Nợ TK 642: Chi phí quản lý.
- Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp.
2.Chứng từ cần chuẩn bị:
Đối với quà Tết tặng khách hàng:
- Hóa đơn đầu vào.
- Hóa đơn đầu ra.
- Hợp đồng và chứng từ thanh toán qua ngân hàng (nếu có).
Đối với quà tết , thưởng cho nhân viên:
- Hóa đơn đầu vào mua quà.
- Hóa đơn đầu ra.
- Hợp đồng và chứng từ thanh toán qua ngân hàng (nếu có).
- Tờ trình của công đoàn về quà Tết.
- Quy chế tài chính và chi tiêu nội bộ của doanh nghiệp.
Trên đây là các quy định về các chi phí liên quan đến hàng biếu, tặng cho khách hàng, đối tác và nhân viên trong doanh nghiệp. VLK Group luôn sẵn sàng hỗ trợ quý khách hàng giải quyết các vấn đề về hạch toán các chi phí hợp lý khi quyết toán thuế tndn kế và các vấn đề pháp lý liên quan. Hãy liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 0911 813 098 để được tư vấn và sử dụng dịch vụ.