Nếu định danh điện tử cá nhân đã trở nên phổ biến, thì đối với doanh nghiệp đây vẫn là một khái niệm khá mới mẻ và chưa được quan tâm. Tuy nhiên, theo Nghị định 69/2024/NĐ-CP, từ ngày 01/07/2025, tất cả doanh nghiệp tại Việt Nam phải sử dụng tài khoản định danh điện tử trên ứng dụng VNeID để sử dụng các dịch vụ công trực tuyến.Vậy định danh điện tử cho doanh nghiệp là gì? Doanh nghiệp cần thực hiện như thế nào? Cùng VLK tìm hiểu trong bài viết này.
Danh tính điện tử của doanh nghiệp là gì?
Theo Nghị định 69/2024/NĐ-CP, danh tính điện tử của doanh nghiệp là bộ thông tin quan trọng giúp xác thực doanh nghiệp trên môi trường điện tử, bao gồm các thông tin cơ bản sau:
- Số định danh của doanh nghiệp
- Tên doanh nghiệp (bao gồm tên tiếng Việt, tên viết tắt và tên nước ngoài nếu có).
- Ngày thành lập doanh nghiệp
- Địa chỉ trụ sở chính
- Mã số thuế doanh nghiệp
- Mã định danh điện tử cơ quan, tổ chức (nếu có)
- Thông tin người đại diện pháp luật – gồm họ tên, số định danh cá nhân hoặc số định danh của người nước ngoài đối với doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài
Tại sao doanh nghiệp cần định danh điện tử?
1.Lợi ích khi đăng ký tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp
Việc sở hữu tài khoản định danh điện tử mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích thiết thực như:
Doanh nghiệp có thể tiếp cận hàng loạt dịch vụ điện tử an toàn và hiệu quả như:
- Xin công văn nhập cảnh cho người nước ngoài mà không cần thủ tục giấy tờ rườm rà.
- Đăng ký và quản lý giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)
- Thực hiện đăng ký kinh doanh trực tuyến
Tiết kiệm thời gian và chi phí
- Khi mọi thông tin đã được tích hợp vào tài khoản định danh điện tử, doanh nghiệp không còn phải mất thời gian chuẩn bị hồ sơ giấy mỗi khi cần thực hiện các thủ tục hành chính. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí nhân sự, thời gian xử lý mà còn tăng tính chính xác và minh bạch trong hoạt động.
Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp, tuân thủ pháp luật
- Sở hữu tài khoản định danh điện tử đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đang chủ động bắt kịp xu hướng số hóa, thể hiện sự chuyên nghiệp và minh bạch trong mọi giao dịch.
- Không chỉ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp, định danh điện tử còn giúp Nhà nước giám sát hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn, từ đó đưa ra các chính sách thuế hợp lý và hạn chế các vấn đề tiêu cực như tham nhũng hay trốn thuế.
2.Hạn chế khi không có định danh điện tử
Theo khoản 4 Điều 40 Nghị định 69/2024/NĐ-CP, các tài khoản doanh nghiệp đã đăng ký trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia hay hệ thống giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ chỉ được sử dụng đến hết ngày 30/6/2025. Thay vào đó, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng tài khoản định danh điện tử trên ứng dụng VNeID để thực hiện các giao dịch và thủ tục hành chính từ ngày 1/7/2025.
Việc chưa đăng ký tài khoản định danh điện tử có thể gây ra nhiều trở ngại trong hoạt động kinh doanh, cụ thể:
- Doanh nghiệp sẽ không thể truy cập và xử lý hồ sơ pháp lý trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, dẫn đến chậm trễ trong việc xin giấy phép, đăng ký kinh doanh, kê khai thuế, v.v.
- Không có tài khoản định danh điện tử đồng nghĩa với việc không thể mở tài khoản ngân hàng, chuyển khoản trực tuyến hay nhận thanh toán điện tử, gây ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Thủ tục đăng ký tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp
Theo Điều 12 Nghị định 69/2024/NĐ-CP, để đăng ký tài khoản định danh điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện theo trình tự sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ
- Trường hợp đăng ký trực tuyến: Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền sử dụng tài khoản định danh điện tử mức độ 2 của mình để đăng nhập vào Ứng dụng định danh quốc gia (VNeID), cung cấp đầy đủ thông tin theo hướng dẫn và gửi yêu cầu cấp tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp.
- Trường hợp nếu không đăng ký trực tuyến: Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền điền vào Phiếu đề nghị cấp tài khoản định danh điện tử (mẫu TK02 theo Nghị định 69/2024/NĐ-CP) và nộp tại Cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử hoặc cơ quan quản lý căn cước gần nhất.
Bước 2: Xác thực thông tin doanh nghiệp
Sau khi nhận hồ sơ, Cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử sẽ kiểm tra thông tin doanh nghiệp.
- Nếu thông tin doanh nghiệp đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc cơ sở dữ liệu chuyên ngành, kết quả đăng ký sẽ được thông báo trong 3 ngày làm việc.
- Nếu thông tin doanh nghiệp chưa có trong hệ thống dữ liệu, quá trình xác minh sẽ mất nhiều thời gian hơn, nhưng không quá 15 ngày làm việc.
Bước 3: Nhận kết quả
- Sau khi hoàn tất quá trình xác minh, Cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử sẽ gửi kết quả đăng ký tài khoản định danh điện tử đến người đại diện theo pháp luật hoặc người đứng đầu doanh nghiệp thông qua ứng dụng định danh quốc gia (VNeID) hoặc tin nhắn SMS hoặc email đăng ký của doanh nghiệp
- Nếu doanh nghiệp không đáp ứng đủ điều kiện để được cấp tài khoản định danh điện tử, cơ quan có thẩm quyền sẽ thông báo bằng văn bản hoặc tin nhắn SMS tới người đăng ký.
- Việc đăng ký tài khoản định danh điện tử không chỉ là một yêu cầu pháp lý mà còn là một bước tiến quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý, tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
Nếu bạn cần hỗ trợ đăng ký tài khoản định danh điện tử hoặc bất kỳ dịch vụ pháp lý nào liên quan đến doanh nghiệp. Vui lòng liên hệ với VLK Group qua hotline 0911.813.098 để được hỗ trợ.