1. Hệ số K trong quản lý thuế
Hệ số K trong quản lý thuế là tham số kiểm soát rủi ro hóa đơn điện tử, được tính bằng tỷ số giữa tổng giá trị hàng hóa bán ra và tổng giá trị hàng tồn kho cộng với hàng hóa mua vào.
2. Công thức tính hệ số K
Căn cứ hướng dẫn tại Công văn 2392/TCT-QLRR của cơ quan thuế, công thức tính như sau:
Hệ số K = Tổng giá trị hàng hóa bán ra / (Tổng giá trị hàng tồn kho + Tổng giá trị hàng hóa mua vào)
Trong đó:
- K là tham số cảnh báo giám sát hóa đơn;
- Tổng giá trị bán ra là tổng giá trị hàng hóa bán ra chưa bao gồm thuế GTGT;
- Tổng giá trị hàng tồn kho là tổng giá trị hàng tồn kho;
- Tổng giá trị hàng hóa mua vào là tổng giá trị hàng hóa mua vào (chưa bao gồm thuế GTGT).
3. Hệ số K và ngưỡng hệ số K
– Hệ số K: Tham số giới hạn dùng để quản lý rủi ro hóa đơn điện tử và ngăn chặn hóa đơn khống theo Công văn 2392/TCT-QLRR.
– Ngưỡng hệ số K: Ngưỡng hệ số K không có một con số cố định mà do cơ quan thuế thiếtlập riêng tùy thuộc vào ngành nghề, lĩnh vực, quy mô và đặc thù của từng doanh nghiệp.
Căn cứ công văn số 2392/TCT-QLRR quy định về việc triển khai áp dụng bộ chỉ số tiêu chí đánh gia rủi ro và áp dụng hệ số K để tự động kiểm soát, ngăn chặn việc xuất hóa đơn điện tử khống hoặc vượt quá năng lực đầu vào. Cơ quan Thuế đưa ra ngưỡng tham khảo dựa trên đặc thù biên lợi nhuận và chu kỳ quay vòng vốn của từng nhóm ngành.
Ví dụ:
- Đặc thù ngành thương mại: Là ngành mua đi bán lại, giá trị gia tăng (biên lợi nhuận gộp) thường không quá cao (thường dưới 100%, tức là giá bán ra hiếm khi gấp hơn 2 lần tổng giá trị vốn hàng mua vào và tồn kho). Do đó, ngưỡng an toàn được đặt là 𝐾 ≤2.
- So sánh với ngành khác: Ngành sản xuất có đặc thù trải qua quá trình chế biến, tạo ra giá trị gia tăng lớn hơn rất nhiều từ nguyên vật liệu đầu vào, nên ngưỡng tham khảo quy định nới lỏng hơn, thường là 𝐾 ≤4.
Trường hợp người nộp thuế sử dụng hóa đơn điện tử vượt ngưỡng hệ số 𝐾 ≤2 thì:
- Nếu hệ số K thực tế của doanh nghiệp thương mại vượt quá 2, hệ thống quản lý rủi ro của cơ quan Thuế sẽ tự động bật cảnh báo đỏ và đưa doanh nghiệp vào “Danh sách người nộp thuế thuộc diện giám sát xuất hóa đơn vượt ngưỡng an toàn”. Lúc này, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo yêu cầu giải trình và xuất trình chứng từ để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa thực tế;
- Cán bộ thuế có thể tiến hành kiểm tra tại cơ sở, xác minh kho hàng và đối chiếu giao dịch;
- Cơ quan thuế xem xét, xác định và ra quyết định tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử nếu phát hiện hành vi xuất hóa đơn khống hoặc gian lận.
Lưu ý: Hệ thống thuế Việt Nam không quy định một con số cố định thống nhất toàn quốc cho ngưỡng hệ số K của tất cả ngành nghề mà phụ thuộc vào đặc thù lĩnh vực và cơ quan thuế quản lý.
4. Các biện pháp nghiệp vụ sử dụng hệ số K của cơ quan thuế.
Cơ quan thuế sử dụng Hệ số K trên hệ thống hóa đơn điện tử để tự động giám sát rủi ro và ngăn chặn tình trạng xuất hóa đơn khống theo quy trình kiểm soát như sau:
Bước 1: Hệ thống tự động kiểm soát tổng giá trị hàng hóa bán ra trên các hóa đơn đã xuất so với ngưỡng giá trị hàng hóa đầu vào được tính toán bằng K lần tổng giá trị hàng tồn kho và tổng giá trị trị hàng hóa mua vào và đưa ra cảnh báo.
Bước 2: Kiểm tra kết quả kiểm soát theo hệ số K
Bước 3: Lập “Danh sách NNT thuộc diện giám sát xuất hóa đơn vượt ngưỡng an toàn”
Bước 4: Tổ chức kiểm tra các doanh nghiệp nằm trong danh sách.
Bước 5: Tổng hợp kết quả kiểm tra từ các Cục Thuế và gửi về Tổng cục Thuế.
5. Phân loại mức độ rủi ro sử dụng hóa đơn
Căn cứ kết quả phân tích rủi ro dựa trên bộ chỉ số tiêu chí, cơ quan thuế phân loại người nộp thuế thành 3 mức rủi ro:
- Rủi ro cao
- Rủi ro trung bình
- Rủi ro thấp
– Đối với nhóm rủi ro cao: Cơ quan thuế áp dụng các biện pháp như không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, ngừng sử dụng hóa đơn điện tử hoặc thực hiện các biện pháp kiểm soát chặt chẽ khác.
– Đối với nhóm rủi ro trung bình và thấp: Áp dụng cơ chế kiểm soát, hỗ trợ và quản lý phù hợp với mức độ tuân thủ pháp luật thuế nhằm tạo thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
6. Những đối tượng bị cảnh báo hệ số K
Những đối tượng bị cảnh báo hệ số K chủ yếu là các doanh nghiệp và hộ kinh doanh có thông tin chênh lệch bất thường giữa giá trị hàng hóa bán ra và giá trị hàng hóa mua vào hoặc tồn kho. Khi hệ số K vượt quá ngưỡng quy định, hệ thống sẽ tự động phát cảnh báo đến cơ quan thuế.
Các doanh nghiệp thuộc các ngành như thương mại, bất động sản, xây dựng thường xuyên nằm trong diện cảnh báo về hệ số K, do có những dấu hiệu bất thường như bán hàng mà không có ghi nhận hàng tồn kho thực tế hoặc phát hành hóa đơn với giá trị quá lớn so với hàng hóa hiện có, xuất hóa đơn với doanh thu của các ngành nghề không thuộc ngành nghề đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp… sẽ là những trường hợp thường gặp làm kích hoạt hệ thống cảnh báo, giúp ngăn chặn kịp thời các hành vi phát hành hóa đơn khống hoặc hợp thức hóa các giao dịch bất hợp pháp.
7. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần làm gì để tránh bị cảnh báo hệ số K
Hệ số K là một công cụ quản lý, do ngành thuế xây dựng, áp dụng nhằm để phát hiện các dấu hiệu rủi ro trong việc sử dụng hóa đơn điện tử. Đây cũng là cơ sở để doanh nghiệp, hộ kinh doanh có thể căn cứ rà soát các giao dịch mua, bán hàng hóa và việc sử dụng hóa đơn điện tử tại cơ sở của mình.
Do đó, doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần nắm rõ và tuân thủ các quy định liên quan sau:
– Kiểm tra và cập nhật thông tin ngành nghề kinh doanh chính trên hệ thống thuế. Nếu có thay đổi về ngành nghề, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục cập nhật với cơ
quan thuế và cơ quan đăng ký kinh doanh;
– Số liệu hàng tồn kho phải luôn được cập nhật thường xuyên và chính xác. Tránh việc sai lệch giữa hàng tồn kho và số liệu khai báo dễ dẫn đến bị cảnh báo hệ số K,
đồng thời có thể bị xử lý vi phạm quy định;
– Trường hợp nhận được cảnh báo từ cơ quan thuế cũng như yêu cầu giải trình, doanh nghiệp cần cung cấp ngay các chứng từ chứng minh sự minh bạch trong kinh doanh. Các thông tin liên quan đến hóa đơn, hàng hóa, và doanh thu cần được giải trình đầy đủ và kịp thời;
– Phải tuân thủ các quy định hiện hành về phát hành hóa đơn điện tử, phản ánh đúng số lượng, giá trị, thời điểm của giao dịch hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn. Không
phát hành hóa đơn khống hoặc sử dụng hóa đơn để hợp thức hóa các giao dịch gian lận có thể dẫn đến các rủi ro về hành vi trốn thuế và có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
8. Căn cứ pháp lý
– Công văn số 2392/TCT-QLRR do Tổng cục Thuế ban hành ngày 14/06/2023 hướng dẫn việc kiểm tra hóa đơn điện tử và tự động cảnh báo người nộp thuế xuất hóa đơn vượt ngưỡng hệ số K nhằm ngăn chặn hóa đơn khống.
– Thông tư 94/2026/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026 (thay thế Thông tư 31/2021/TT-BTC) quy định về quản lý rủi ro trong việc sử dụng hóa đơn, chứng từ.
VLK Group luôn sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp tư vấn, rà soát trong việc sử dụng hóa đơnđiện tử tránh bị cảnh báo hệ số K và tìm phương án khắc phục, điều chỉnh số liệu phù hợp với thực tế và quy định của pháp luật trước khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình hoặc kiểm tra trực tiếp.