Chuyển trụ sở công ty sang quận khác cần làm gì? Hướng dẫn chi tiết thủ tục chuyển quận cho công ty từ chốt thuế, đổi GPKD đến cập nhật hóa đơn điện tử.
2 Trường hợp thay đổi địa công ty khác quận
Khi doanh nghiệp chuyển địa chỉ trụ sở khác quận, huyện có hai trường hợp cụ thể như sau:
1. Doanh nghiệp do Cục Thuế quản lý: Trong trường hợp này, khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận, không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý. Doanh nghiệp chỉ cần nộp hồ sơ thông báo thay đổi địa chỉ lên Sở kế hoạch và đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính để làm thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở.
2. Doanh nghiệp do Chi cục Thuế quản lý: Trường hợp doanh nghiệp do Chi cục thuế quản lý, khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty khác quận, sẽ làm thay đổi cơ quan thuế quản lý.
Cần thực hiện thủ tục theo các bước sau:
Bước 1: Thực hiện thủ tục chốt thuế chuyển quận tại chi cục thuế quản lý cũ Bước 2: Doanh nghiệp nộp bộ hồ sơ thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở chính lên Sở kế hoạch và đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính (Sau khi cơ quan thuế quản lý đã hoàn tất kiểm tra và ra Mẫu 09-MST Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm)
Bước 3: Làm thủ tục thuế tại quận, huyện mới.
Bên cạnh đó cũng có nhiều lý do khiến doanh nghiệp cần chuyển trụ sở sang một quận, huyện khác, bao gồm:
- Mở rộng quy mô kinh doanh: Nhu cầu về không gian lớn hơn hoặc môi trường kinh doanh thuận lợi hơn ở quận mới.
- Thay đổi địa giới hành chính: Một số trường hợp do quyết định của nhà nước về quy hoạch.
- Thuận tiện cho giao dịch: Gần đối tác, ngân hàng, cảng, sân bay, trung tâm logistics.
Hồ sơ, thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ công ty khác quận
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết hồ sơ, thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ công ty khác quận do Chi Cục Thuế quản lý.
Bước 1: Chốt thuế tại quận cũ
Công ty cần nộp hồ sơ chốt thuế với cơ quan thuế đang quản lý (quận cũ), bao gồm:
- Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế – Mẫu 08-MST.
- Bản sao giấy chứng nhận kinh doanh ( bản sửa đổi gần nhất)
- Giấy ủy quyền nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật
- Bản sao cccd/cmnd của người nộp hồ sơ
Sau khi cơ quan thuế kiểm tra và không còn nợ thuế, doanh nghiệp sẽ nhận được Thông báo chuyển quận – Mẫu 09-MST.
Thời gian thực hiện: Từ 10- 15 ngày làm việc.
Mục đích của thủ tục chốt thuế chuyển quận là để doanh nghiệp thông báo với cơ quan thuế về việc chuyển địa điểm và cũng là cơ sở để tiến hành thủ tục chuyển địa chỉ công ty với cơ quan đăng ký kinh doanh.
Một số lưu ý và khó khăn khi nộp hồ sơ chuyển thuế:
- Cơ quan thuế tại quận cũ có thể yêu cầu doanh nghiệp tiến hành quyết toán thuế khi nộp hồ sơ chuyển trụ sở khác quận nếu cơ quan thuế xác định doanh nghiệp thuộc đối tượng rủi ro cao về thuế, khi đó thời gian chuyển đi sẽ dài hơn 10 ngày như nêu trên, và doanh nghiệp phải chuẩn bị hóa đơn, chứng từ, sổ sách kế toán để quyết toán thuế.
- Doanh nghiệp có thể bị ra quyết định xử phạt vi phạm quy định về thuế nếu trong quá trình rà soát hồ sơ thuế khi chuyển quận, cơ quan thuế phát hiện các sai sót trong kê khai thuế từ trước tới nay,có hành vi nộp chậm tờ khai hoặc thiếu nghĩa vụ thuế.
- Trường hợp doanh nghiệp đang còn nợ thuế: Cơ quan thuế chuyển đi thường sẽ yêu cầu doanh nghiệp nộp hết các khoản thuế đang nợ, nhưng cũng có thể đề nghị chuyển số nợ đó sang cơ quan quản lý mới.
- Một sai lầm phổ biến mà nhiều doanh nghiệp gặp phải là chọn địa chỉ trụ sở mới chưa được xác minh tính hợp lệ. Điều này có thể khiến hồ sơ bị từ chối khi nộp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư, dù đã hoàn tất thủ tục chuyển thuế. Trường hợp này, doanh nghiệp buộc phải quay lại cơ quan thuế để điều chỉnh lại địa chỉ, gây mất thời gian và làm phát sinh thủ tục phức tạp.
Bước 2: Thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh tại Sở KH&ĐT
Sau khi đã nhận được Mẫu 09-MST Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm, trong thời gian 10 ngày làm việc, doanh nghiệp nộp bộ hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính nộp đến Phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch và đầu tư nơi doanh nghiệp chuyển trụ sở đến. Hồ sơ bao gồm:
- Giấy đề nghị thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp cụ thể là thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở khác quận
- Quyết định về việc thay đổi địa chỉ trụ sở khác quận của chủ sở hữu công ty TNHH 1 thành viên và Doanh nghiệp tư nhân.
- Biên bản họp và quyết định về việc thay đổi địa chỉ công ty khác quận của hội đồng thành viên đối với công ty TNHH 2 thành viên và công ty hợp danh
- Biên bản họp và quyết định về việc thay đổi địa chỉ công ty khác quận của hội đồng cổ đông thành viên đối công ty cổ phần.
- Văn bản ủy quyền nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật
- Bản sao CMND/CCCD của người nộp hồ sơ.
Nộp hồ sơ 1 trong 2 cách sau:
- Nộp trực tiếp tại phòng Đăng ký kinh doanh của Sở kế hoạch và Đầu tư
- Nộp online qua mạng tại trang https://dangkykinhdoanh.gov.vn/
Lưu ý: Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh bắt buộc đăng ký online qua cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
Thời gian xử lý: từ 3 – 5 ngày làm việc khi nhận hồ sơ hợp lệ. Sau đó, công ty sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới có địa chỉ mới thuộc quận khác.
Bước 3: Thủ tục tại quận mới
Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp cần:
- Đăng ký thay đổi thông tin địa chỉ trụ sở trên hóa đơn với cơ quan thuế: Cách tạo, nộp Mẫu số: 01/ĐKTĐ-HĐĐT: Tạo tờ khai trên Phần mềm hoặc Website của nhà cung cấp hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng.
- Chỉ tiêu: Cơ quan thuế quản lý (ghi cơ quan quản lý thuế mới)
- Chỉ tiêu: Địa chỉ liên hệ (ghi địa chỉ mới)
Tạo xong tờ khai Mẫu số: 01/ĐKTĐ-HĐĐT, dùng chữ ký số ký và nộp cho cơ quan thuế, sau khi cơ quan thuế phản hồi chấp thuận thì doanh nghiệp liên hệ với nhà cung cấp hóa đơn điện tử để họ điều chỉnh lại chỉ tiêu địa chỉ trụ sở trên mẫu hóa đơn. - Tiến hành làm con dấu mới: Trên con dấu pháp nhân của công ty thường chứa thông tin của quận/huyện cũ nên khi chuyển trụ sở công ty khác quận/huyện, doanh nghiệp phải khắc lại con dấu mới để sử dụng. Sau khi khắc con dấu mới doanh nghiệp mang dấu mới ra ngân hàng để làm thủ tục thay đổi mẫu con dấu với ngân hàng để giao dịch những lần sau.
- Thông báo cho các nhà cung cấp và đăng ký thay đổi thông tin với ngân hàng, BHXH, nhà cung cấp chữ ký số, Hải quan… Doanh nghiệp thông báo cho các nhà cung cấp về việc doanh nghiệp thay địa chỉ kinh doanh
Thủ tục chuyển quận cho công ty là một thủ tục khá phức tạp, đặc biệt với những ai không rành về hồ sơ pháp lý hay chưa từng làm qua. Từ việc cập nhật địa chỉ trên giấy phép kinh doanh, xử lý hóa đơn điện tử, đến khâu chốt thuế, quyết toán thuế chuyển quận – mỗi bước đều cần sự cẩn trọng và hiểu rõ quy định pháp luật.
Nếu bạn không có nhiều thời gian, không quen làm việc với các phần mềm kê khai, hoặc lo ngại hồ sơ sai sót phải làm lại nhiều lần, thì hãy tham khảo dịch vụ chuyển địa chỉ công ty, doanh nghiệp trọn gói tại VLK Group.
VLK Group hỗ trợ bạn những gì?
- Thay đổi địa chỉ trên GPKD và thực hiện thủ tục thuế đầy đủ khi chuyển quận
- Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, xử lý nhanh gọn, tiết kiệm thời gian
- Cam kết chi phí rõ ràng, không phát sinh, có hợp đồng dịch vụ minh bạch
- Theo dõi quá trình xử lý và bàn giao kết quả tận nơi
Liên hệ ngay hotline 0911.813.098 để được tư vấn chi tiết.
Một số lưu ý khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận
- Không xuất hóa đơn trong thời gian chốt thuế.
- Phải khắc lại con dấu nếu con dấu cũ có chứa thông tin địa chỉ quận cũ.
- Cập nhật hóa đơn điện tử sau khi hoàn tất thủ tục tại cơ quan thuế mới.
- Làm lại bảng hiệu công ty với thông tin địa chỉ mới để đảm bảo hợp pháp khi kiểm tra.
- Thông báo với cơ quan BHXH quận cũ, quận mới:
- Tại quận/huyện cũ: Doanh nghiệp làm thủ tục báo giảm BHXH cho toàn bộ nhân viên công ty trước khi chuyển quận và nộp đủ tiền BHXH còn nợ (nếu có).
- Tại quận/huyện mới: Doanh nghiệp làm thủ tục xin cấp mã đơn vị mới và làm thủ tục báo tăng BHXH cho nhân viên công ty.
Câu hỏi thường gặp khi chuyển quận cho công ty
1) Chuyển địa chỉ công ty sang quận/huyện khác có cần quyết toán thuế không?
- Không phải lúc nào cũng cần quyết toán thuế. Thông thường, cơ quan thuế sẽ không thanh tra, quyết toán đối với doanh nghiệp tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở. Chỉ kiểm tra tình hình kê khai và nộp thuế của doanh nghiệp đối chiếu số liệu tự khai, tự nộp. Nếu doanh nghiệp có dấu hiệu rủi ro về thuế, cơ quan thuế mới yêu cầu quyết toán trước khi cho chuyển trụ sở.
2) Trong thời gian làm thủ tục chuyển quận, có được xuất hóa đơn không?
- Trước khi nộp mẫu 01 lên cơ quan thuế: vẫn xuất hóa đơn bình thường.
- Sau khi đã nộp mẫu 01: phải tạm ngừng xuất hóa đơn cho đến khi hoàn tất thủ tục chuyển địa chỉ.Cơ quan thuế sẽ tạm ngưng hiệu lực hóa đơn trong giai đoạn này.
3) Có cần làm lại bảng hiệu công ty không?
- Cần, nếu bảng hiệu cũ có ghi rõ quận/huyện cũ. Khi đổi địa chỉ, bảng hiệu phải cập nhật thông tin mới để đảm bảo đúng quy định.
4) Có thể kết hợp đổi địa chỉ với thay đổi thông tin khác trên giấy phép kinh doanh không?
- Được. Doanh nghiệp có thể thay đổi địa chỉ đồng thời với các nội dung khác như: người đại diện pháp luật, thành viên, vốn điều lệ, số CCCD, số điện thoại…