Hành nghề công chứng là ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Vậy điều kiện mở Văn phòng công chứng gồm những gì? Hồ sơ và thủ tục thành lập văn phòng công chứng ra sao? Cùng Kế toán VLK tìm hiểu trong bài viết này!
Văn phòng công chứng là gì?
Văn phòng công chứng là tổ chức hành nghề công chứng, hoạt động theo mô hình công ty hợp danh.
Chức năng chính của Văn phòng công chứng bao gồm:
- Chứng nhận tính xác thực và hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch dân sự.
- Chứng nhận tính chính xác và hợp pháp của các bản dịch giấy tờ, văn bản (dịch từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại) theo yêu cầu tổ chức, cá nhân.
Văn phòng công chứng do công chứng viên sáng lập thường được gọi là Văn phòng công chứng tư nhân.
Điều kiện mở văn phòng công chứng tư nhân
1.Điều kiện về loại hình công ty và thành viên sáng lập
Căn cứ theo khoản 1 Điều 22 có quy định
- VPCC được thành lập và hoạt động theo mô hình công ty hợp danh với tối thiểu 2 công chứng viên gọi là thành viên hợp danh
- Không có thành viên góp vốn
2.Điều kiện về người đại diện theo pháp luật
Theo Điều 22 Luật Công chứng 2014, người đại diện theo pháp luật của vpcc là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng là công chứng viên hợp danh và có ít nhất 2 năm kinh nghiệm hành nghề công chứng.
Tiêu chuẩn của công chứng viên được quy định như sau:
- Là công dân Việt Nam, có hộ khẩu thường trú trong nước.
- Phẩm chất đạo đức tốt, lý lịch rõ ràng, không vi phạm pháp luật.
- Tốt nghiệp cử nhân luật.
- Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực pháp luật tại cơ quan hoặc tổ chức sau khi nhận bằng cử nhân luật.
- Hoàn thành khóa đào tạo nghề công chứng hoặc khóa bồi dưỡng nghề công chứng.
- Đạt yêu cầu trong kỳ kiểm tra tập sự hành nghề công chứng.
- Có sức khỏe tốt, đủ điều kiện để hành nghề.
3.Điều kiện về tên gọi vpcc
Tên gọi khi đặt tên văn phòng công chứng (vpcc) phải đảm bảo các yếu tố theo khoản 3 Điều 22 Luật Công Chứng 2014:
- Tên văn phòng công chứng bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” và họ tên của Trưởng Văn Phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của vpcc
- Tên gọi không được trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với các VPCC khác.
- Tên gọi phải phù hợp với quy chuẩn đạo đức, thuần phong mỹ tục và truyền thống văn hóa lịch sử của dân tộc Việt Nam
4.Điều kiện về trụ sở vpcc
Văn phòng công chứng cần đáp ứng các điều kiện sau:
Địa chỉ văn phòng rõ ràng, đầy đủ thông tin (số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố).
Không gian làm việc đủ lớn đáp ứng cho công chứng viên và nhân viên (theo quy định tối thiểu).
Có khu vực tiếp khách.
Có khu vực lưu trữ hồ sơ.
Công chứng viên sáng lập phải có giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp trụ sở (hợp đồng thuê, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất,…).
5.Điều kiện về con dấu và tài khoản ngân hàng của vpcc
Văn phòng công chứng hoạt động độc lập về tài chính, sử dụng tài khoản ngân hàng và con dấu riêng (không có quốc huy), được khắc sau khi có quyết định thành lập và tuân thủ quy định pháp luật về con dấu. Thu nhập của văn phòng đến từ phí và thù lao công chứng cùng các nguồn thu hợp pháp khác
Thủ tục thành lập văn phòng công chứng
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Hồ sơ bao gồm:
- Đơn xin phép mở văn phòng công chứng
- Đề án thành lập văn phòng công chứng nêu lý do mở văn phòng công chứng, địa chỉ trụ sở cụ thể, tên gọi của văn phòng, các điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị cần thiết và xây dựng kế hoạch triển khai chi tiết.
- Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập văn phòng công chứng
Bước 2 : Nộp hồ sơ
Công chứng viên nộp hồ sơ tại UBND cấp tỉnh. Sau khi kiểm tra, cơ quan chức năng sẽ phê duyệt giấy phép.
Bước 3:Thời gian phê duyệt giấy phép
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sẽ xem xét và quyết định việc cho phép thành lập Văn phòng công chứng trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Trường hợp hồ sơ bị từ chối, cơ quan này phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Bước 4: Đăng ký hoạt động văn phòng công chứng tại Sở Tư Pháp tỉnh
Trong vòng 90 ngày kể từ khi nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã cho phép thành lập.
Hồ sơ đăng ký hoạt động bao gồm:
- Đơn đăng ký hoạt động
- Giấy tờ chứng minh về trụ sở phù hợp với nội dung trong đề án thành lập.
- Hồ sơ đăng ký hành nghề của công chứng viên hợp danh và công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động (nếu có).
Sở Tư pháp sẽ xem xét và cấp giấy đăng ký hoạt động trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ. Nếu bị từ chối, cơ quan này phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Sau khi được cấp giấy phép hoạt động, trong vòng 30 ngày, Văn phòng công chứng phải đăng thông tin lên 3 số báo liên tiếp trên báo trung ương hoặc báo địa phương bao gồm các thông tin sau
- Tên gọi và địa chỉ trụ sở Văn phòng công chứng.
- Họ tên và số quyết định bổ nhiệm các công chứng viên hành nghề tại văn phòng.
- Số, ngày, tháng, năm cấp giấy phép hoạt động, nơi đăng ký hoạt động và ngày bắt đầu hoạt động.
Trên đây là những điều kiện cần thiết để mở Văn phòng công chứng do VLK tổng hợp và cung cấp. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần hỗ trợ pháp lý, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline 0911 813 098 để được tư vấn tận tình. VLK luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.
Một số câu hỏi liên quan
1. Thành lập văn phòng công chứng theo mô hình doanh nghiệp tư nhân được không?
Không. Từ ngày 01/01/2015, Luật Công chứng 2014 có hiệu lực quy định văn phòng công chứng phải thành lập và hoạt động theo mô hình công ty hợp danh.
2.Vốn điều lệ tối thiểu để mở văn phòng công chứng là bao nhiêu?
Theo quy định, vốn điều lệ tối thiểu để thành lập vpcc được xác định tùy thuộc vào khu vực hoạt động và quy mô VPCC.
3.Văn phòng công chứng có được mở chi nhánh?
Theo Khoản 1 Điều 7 Luật Công chứng 2014, Văn phòng công chứng bị nghiêm cấm thành lập chi nhánh ngoài trụ sở đã đăng ký. Việc lập chi nhánh như vậy là trái quy định pháp luật, và mọi hoạt động công chứng tại các địa điểm này sẽ không được công nhận.