Trong thời đại kỷ nguyên số, hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động tài chính, kế toán và thuế. Tuy nhiên, nhiều người dùng vẫn còn bối rối khi cần tra cứu hóa đơn điện tử, kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử? Dưới đây là bài viết hướng dẫn 2 cách tra cứu hóa đơn điện tử hợp lệ dễ hiểu, an toàn, chuẩn theo quy định Tổng cục Thuế.
2 cách tra cứu hóa đơn điện tử mới nhất
Cách 1 tra cứu hóa đơn điện tử theo thông tư 78
Để bắt đầu quá trình tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78
Bước 1: Hãy mở trình duyệt web và nhập địa chỉ trang web của cổng thông tin hóa đơn điện tử qua link sau: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
Đây là trang web chính thức của Cổng thông tin Hóa đơn điện tử do Cơ quan thuế quản lý.
Bước 2: Nhập đầy đủ các thông tin có đánh dấu *, bao gồm:
- Mã số thuế người bán
- Loại hóa đơn
- Ký hiệu hóa đơn
- Số hóa đơn
- Tổng tiền thanh toán bằng số không được để trống khi hóa đơn không phải là hóa đơn điều chỉnh
Lưu ý: Khi tra cứu hóa đơn điện tử, bạn cần xác định đúng loại hóa đơn tương ứng như hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác,…
- Với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, ký hiệu thường bắt đầu bằng “C” – ví dụ: C22TYY.
- Với hóa đơn không có mã cơ quan thuế, ký hiệu sẽ bắt đầu bằng “K” – ví dụ: K23ABC.
Ví dụ: Trong mã 1C21TML, 1 ở đây là ký hiệu loại Hóa đơn giá trị gia tăng.
Khi nhập ký hiệu hóa đơn để tra cứu, bạn bỏ qua chữ số đầu tiên, chỉ lấy phần ký hiệu từ chữ cái C đối với hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế hoặc K đối với hóa đơn không có mã.
Bước 3: Nhập mã captcha và bấm “Tìm kiếm”
– Bước 4: Kiểm tra kết quả thông tin về hóa đơn tra cứu.
+ Nếu hóa đơn điện tử hợp lệ: Hệ thống sẽ hiển thị là Đã cấp mã hóa đơn.
+ Nếu hóa đơn điện tử không hợp lệ: Hệ thống sẽ hiển thị “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm”. Tổ chức, doanh nghiệp cần kiểm tra lại các thông tin đã nhập ở trên đã chính xác hay chưa và tìm kiếm lại. Nếu các thông tin trên đã nhập chính xác, anh/chị cần liên hệ với bên bán để kiểm tra.
Cách 2 tra cứu hóa đơn điện tử Tổng cục thuế
Bước 1: Truy cập website tra cứu thông tin hóa đơn
TẠI: https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tc1hd.html
Bước 2: Nhập các thông tin hóa đơn cần tra cứu gồm:
- Mã số thuế người bán HHDV (Thực hiện tra cứu mã số doanh nghiệp nếu bạn không nhớ chính xác)
- Mẫu số
- Ký hiệu hóa đơn
- Số hóa đơn
- Nhập mã xác thực
Bước 3: Bấm “Tìm kiếm”. Hệ thống sẽ hiển thị kết quả sẽ hiển thị trên màn hình gồm các thông tin:
- Người bán HHDV
- Địa chỉ
- Trạng thái hoạt động
- Cơ quan thuế quản lý
- Trường hợp kết quả trả về là “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm” thì hóa đơn không tồn tại.
Xem thêm: Top phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất
Nguyên nhân không tra cứu được hóa đơn điện tử
Trong quá trình tra cứu hóa đơn điện tử, nếu gặp lỗi hoặc không hiển thị thông tin như mong đợi, có thể là do một số nguyên nhân dưới đây:
- Do hệ thống đang bảo trì hoặc quá tải: Đây là tình trạng thường xuyên xảy ra và khá phổ biến ở Việt Nam. Việc lỗi hệ thống thường xảy ra do sự cố cập nhật của phần mềm hoặc những điều chỉnh từ nhà phát hành.
- Bên cạnh đó, việc lỗi hệ thống cũng có thể bị ảnh hưởng do quá trình thực hiện của quá nhiều người dùng khiến hệ thống “bị đơ” tạm thời.
- Nhập sai mã captcha: việc các mã xác thực thường xuất hiện với nhiều ký tự đặc biệt cũng rất dễ khiến các bạn bị nhầm lẫn trong quá trình nhập vào phần mềm
- Gõ sai số hóa đơn
- Do sự cố hệ thống kết nối mạng Internet
Cách khắc phục
- Kiểm tra đường truyền kết nối mạng Internet để đảm bảo đường truyền ổn định khi truy cập hệ thống
- Cẩn trọng trong quá trình nhập mã captcha, nhập số hóa đơn
- Liên hệ ngay đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để được hỗ trợ nhanh chóng nếu lỗi không tự khắc phục được.
Trên đây là hai cách tra cứu hóa đơn điện tử phổ biến và chính xác, áp dụng theo Thông tư 78 và hướng dẫn từ Tổng cục Thuế, được VLK GROUP tổng hợp và chia sẻ đến quý bạn đọc.
Để sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả và tuân thủ đúng quy định pháp luật, cả người bán lẫn người mua cần hiểu rõ các nguyên tắc và quy định liên quan đến HĐĐT.
Nếu doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh của bạn đang quan tâm đến phần mềm hóa đơn điện tử, hoặc cần đăng ký sử dụng HĐĐT nhanh chóng, hợp lệ, hãy liên hệ ngay với VLK GROUP qua hotline 0911.813.098 để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ tận tình