Bỏ thuế khoán, áp dụng hóa đơn điện tử: Hộ kinh doanh cần làm gì?

Nhiều năm qua, hình thức nộp “thuế khoán” đã trở thành một thói quen với hàng triệu hộ kinh doanh tại Việt Nam. Tuy nhiên, bước sang năm 2025, sắp có sự thay đổi mang tính bước ngoặt: thuế khoán dần bị bãi bỏ, thay vào đó là cơ chế quản lý thuế dựa trên hóa đơn điện tử.Vậy hộ kinh doanh sẽ phải nộp thuế như thế nào khi bỏ thuế khoán? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ.

Nội dung

Thuế khoán là gì?

Thuế khoán là hình thức cơ quan thuế ấn định mức thuế hộ kinh doanh cá thể phải nộp hàng tháng hoặc hàng quý dựa trên quy mô, ngành nghề và ước tính doanh thu. Thay vì phải kê khai doanh thu thực tế, hộ kinh doanh chỉ cần đóng số tiền cố định, không cần xuất hóa đơn, không báo cáo doanh thu.

Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, dễ thực hiện, phù hợp với trình độ quản lý còn hạn chế của nhiều hộ kinh doanh.

Nhược điểm

Thu thuế theo phương pháp khoán từng được xem là giải pháp thuận tiện cho quản lý hộ kinh doanh nhỏ lẻ, nhưng theo các chuyên gia tài chính, mô hình này đang dần bộc lộ nhiều điểm hạn chế.Thứ nhất, hình thức này không tạo động lực để hộ kinh doanh công khai đầy đủ doanh thu, khi họ hoàn toàn có thể khai báo thấp hơn doanh thu thực tế nhằm giảm thiểu nghĩa vụ thuế. Bên cạnh đó, cơ chế khoán dựa trên ước lượng khiến cơ quan thuế gặp khó trong việc xác minh doanh số chính xác, dẫn tới nguy cơ thất thu cho ngân sách nhà nước. Không chỉ vậy, sự thiếu công bằng còn nảy sinh khi có những hộ có doanh thu cao nhưng lại đóng thuế ít hơn những hộ có doanh thu thực tế thấp hơn nhưng bị áp mức khoán cao, gây ra sự chênh lệch không hợp lý trong nghĩa vụ tài chính giữa các đối tượng.

Bỏ thuế khoán: Hộ kinh doanh nộp thuế thế nào?

Để giải quyết những hạn chế tồn tại bấy lâu, Chính phủ đã ban hành Nghị định 70/2025/NĐ-CP trong đó tại khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/6/2025) sửa đổi, bổ sung khoản 1 Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định:

“Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo quy định tại khoản 1 Điều 51 có mức doanh thu hằng năm từ 01 tỷ đồng trở lên, khoản 2 Điều 90, khoản 3 Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trong đó có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác); ăn uống; nhà hàng; khách sạn; dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim, dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam) sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”

Theo đó, từ ngày 01/6/2025 yêu cầu các hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng mỗi năm và thuộc các nhóm ngành nghề như: ăn uống, nhà hàng, khách sạn, siêu thị, bán lẻ… phải sử dụng hóa đơn điện tử có kết nối với máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế, không còn phải nộp thuế theo phương pháp khoán. Đây được xem là bước chuyển quan trọng trong quản lý thuế, hứa hẹn sẽ mang đến một môi trường kinh doanh minh bạch hơn, công bằng hơn và giúp việc theo dõi doanh thu trở nên rõ ràng, chính xác.

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tạo lập, gửi, nhận và lưu trữ thông qua các phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật về thuế và kế toán, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử

Theo ý kiến của nhiều chuyên gia, việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu từ chính sách mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho hộ kinh doanh. Trước hết, nhờ có hóa đơn điện tử, doanh thu được ghi nhận rõ ràng, minh bạch hơn, từ đó giúp hộ kinh doanh tránh được việc bị cơ quan thuế ấn định mức thuế cao hơn thực tế. Bên cạnh đó giúp Cơ quan Thuế ngăn chặn tình trạng trốn thuế, kê khai thiếu, đồng thời tạo môi trường kinh doanh lành mạnh, bình đẳng hơn.

Thêm vào đó, với hệ thống sổ sách rõ ràng, các hộ kinh doanh cũng sẽ dễ dàng tiếp cận các khoản vay từ ngân hàng hay tổ chức tín dụng, vì bên cho vay thường đánh giá cao những cơ sở có tài chính minh bạch. Không dừng lại ở đó, việc sử dụng hóa đơn điện tử còn góp phần nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp và tạo dựng niềm tin với khách hàng, đối tác – điều rất quan trọng trong môi trường cạnh tranh hiện nay.

Hộ kinh doanh cần chuẩn bị gì?

1. Xác định đối tượng áp dụng

Các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cần xác định xem mình có thuộc đối tượng triển khai HĐĐT khởi tạo từ MTT hay không.

2. Đăng ký mã số thuế & tài khoản ngân hàng

Để xuất hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh cần có mã số thuế, tài khoản ngân hàng đứng tên chủ hộ và thông tin đăng ký hoạt động rõ ràng với cơ quan thuế.

3. Chọn phần mềm hóa đơn điện tử

Hiện nay có nhiều nhà cung cấp phần mềm như MISA, VNPT, Viettel, Fast,… cung cấp gói hóa đơn điện tử với mức chi phí hợp lý, từ 300.000 – 2.000.000 VNĐ/năm tùy gói. Hộ kinh doanh có thể thoải mái lựa chọn gói dịch vụ phù hợp với mô hình kinh doanh của mình.

Thách thức đối với hộ kinh doanh khi sử dụng hóa đơn điện tử

Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích rõ ràng, quá trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử cũng không tránh khỏi một số khó khăn nhất định, nhất là đối với các hộ kinh doanh nhỏ.

1.Chi phí cao

Chi phí đầu tư ban đầu cho thiết bị và phần mềm có thể là gánh nặng đối với cá nhân và hộ kinh doanh nhỏ.

2.Phải làm quen với phần mềm, máy tính tiền, quy trình xuất – lưu trữ hóa đơn

Không phải hộ kinh doanh nào cũng quen với công nghệ và phần mềm. Việc phải cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử, thao tác với máy tính tiền, thực hiện quy trình xuất hóa đơn đúng chuẩn khiến nhiều người lúng túng. Do đó khuyến khích Cơ quan thuế địa phương nên thường xuyên tổ chức lớp tập huấn, hoặc các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử có thể hướng dẫn cài đặt và sử dụng phần mềm cho hộ kinh doanh cá thể.

3.Không phân biệt được hóa đơn đầu ra – đầu vào

Một trong những lỗi phổ biến nhất của các hộ kinh doanh mới bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử là không phân biệt rõ đâu là hóa đơn đầu ra và đâu là hóa đơn đầu vào. Hóa đơn đầu ra là hóa đơn mà hộ kinh doanh lập và xuất cho khách hàng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; còn hóa đơn đầu vào là hóa đơn nhận được từ nhà cung cấp khi mua hàng, nhập nguyên liệu.

Do quen với việc “kinh doanh tự phát” không cần lập hóa đơn, nhiều hộ kinh doanh khi chuyển sang dùng phần mềm kết nối máy tính tiền lại nhập liệu nhầm lẫn hoặc không ghi nhận hóa đơn đầu vào đầy đủ. Điều này dẫn đến báo cáo doanh thu không chính xác, khó khăn khi quyết toán thuế và có thể bị cơ quan thuế đánh giá thiếu trung thực trong kê khai. Thực tế, sai sót này xuất phát từ việc thiếu kiến thức kế toán cơ bản và chưa có quy trình quản lý hóa đơn rõ ràng.

4.Không lưu trữ đúng quy định

Thách thức lớn nằm ở chỗ: nếu mất dữ liệu hóa đơn, không thể truy xuất được bản gốc khi có thanh tra, kiểm tra thì dù có bán đúng – làm đúng, hộ kinh doanh vẫn có thể bị phạt hành chính hoặc bị truy thu thuế do không đủ bằng chứng chứng minh doanh thu. Quy định hiện hành yêu cầu lưu trữ hóa đơn điện tử tối thiểu 10 năm, điều mà nhiều hộ kinh doanh chưa hề chuẩn bị.

5.Chưa hiểu rõ nghĩa vụ kê khai theo tháng/quý

Trước đây, khi còn đóng thuế khoán, hộ kinh doanh gần như không cần quan tâm đến báo cáo doanh thu định kỳ. Nhưng khi chuyển sang hóa đơn điện tử, việc kê khai doanh thu và nộp thuế theo tháng hoặc quý trở thành nghĩa vụ bắt buộc. Tuy nhiên, phần lớn hộ kinh doanh vẫn giữ tư duy cũ: “có phần mềm là đủ”, bên cạnh đó việc không có nhân sự kế toán hoặc không thuê đơn vị hỗ trợ khiến các hộ kinh doanh cá thể không nắm rõ thời gian kê khai, cách tính thuế và thời hạn nộp tờ khai.

Hậu quả là nhiều trường hợp hộ kinh doanh quên nộp tờ khai thuế, hoặc nộp sai số liệu vì không tổng hợp đầy đủ hóa đơn đầu ra – đầu vào, dẫn đến bị xử phạt hành chính hoặc truy thu thuế.

Theo bà Nguyễn Thị Cúc – Chủ tịch Hội Tư vấn thuế Việt Nam cho biết “Bà khuyến khích việc ứng dụng công nghệ và lựa chọn dịch vụ kế toán hỗ trợ sẽ giúp các hộ, cá nhân kinh doanh nhẹ gánh hơn rất nhiều khi thực hiện nghĩa vụ thuế”. Bà chia sẻ rằng, thay vì phải tự mình xoay xở với những thủ tục rắc rối, hộ kinh doanh nên cân nhắc sử dụng các phần mềm kế toán uy tín hoặc hợp tác với các đại lý thuế chuyên nghiệp. VLK Group với hơn 20 năm kinh nghiệm trong nghề, tự hào là đơn vị thuế và kế toán hàng đầu tại TPHCM. VLK Group mang đến giải pháp hỗ trợ toàn diện cho hộ kinh doanh, bao gồm: