Một phần không thể thiếu trong quản lý tài chính của mỗi doanh nghiệp là sổ sách kế toán, nơi ghi chép tất cả các hóa đơn và chứng từ quan trọng. Vậy sổ sách kế toán là gì? Trong sổ sách kế toán bao gồm những gì? Hãy cùng VLK Group tìm hiểu một cách đầy đủ và chi tiết dưới bài viết này nhé!
Sổ sách kế toán là gì?
Sổ kế toán hiểu đơn giản là một công cụ để ghi chép và lưu trữ thông tin về các hoạt động kinh tế, tài chính của một tổ chức hoặc cá nhân.
Theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13, điều số 24 quy định:
“Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai.”
Tầm quan trọng của sổ kế toán.
- Không chỉ đơn thuần là một cuốn sách, sổ kế toán đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc giám sát và kiểm soát các hoạt động kinh doanh của DN.
- Phản ánh tình hình kinh doanh
- Được ghi chép một cách đầy đủ, chính xác về các khoản thu, chi, nợ phải trả, nợ phải thu trong sổ kế toán giúp doanh nghiệp có thể hiểu rõ về tình kinh doanh của mình.
- Ra quyết định chiến lược
- Dựa vào các thông tin được ghi chép trong sổ kế toán, doanh nghiệp có thể phân tích, đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh. Từ đó hỗ trợ đưa ra các quyết định chiến lược như: lập kế hoạch ngân sách, xác định doanh thu, lợi nhuận.
- Làm căn cứ để kiểm tra, thanh tra thuế và kế toán.
- Thông qua việc kiểm tra và đối chiếu các thông tin trong sổ sách, cơ quan thuế có thể kiểm tra tính minh bạch cũng như tuân thủ quy định pháp lý của doanh nghiệp.
>>> Tìm hiểu về: Dịch vụ hoàn thiện sổ sách kế toán
Sổ sách kế toán bao gồm loại nào?
Sổ sách kế toán bao gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được quy định cụ thể tại phụ lục 4 Thông tư 133/2016/TT-BTC và Thông tư 200/2014/TT-BTC.Cụ thể:
Sổ kế toán tổng hợp bao gồm Sổ nhật ký chung và Sổ cái.
❖ Sổ kế toán tổng hợp: Có chức năng phản ánh tổng quan toàn bộ quá trình hoạt động kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp, từ đó hỗ trợ DN đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp.
❖ Sổ nhật ký chung: Giúp ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ kế toán theo trình tự thời gian và phản ánh theo quan hệ đối ứng giữa các tài khoản hoặc định khoản kế toán nhằm cung cấp thông tin cho việc ghi sổ cái và lập báo cáo tài chính. Nó được dựa theo căn cứ chứngtừ kế toán. Nội dung được ghi chép vào sổ này phải đầy đủ các thông tin:
- Ngày, tháng ghi vào sổ;
- Số hiệu, cũng như ngày – tháng của loại chứng từ kế toán;
- Nội dung tóm tắt về nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh;
- Khoản tiền phát sinh từ nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó.
❖ Sổ cái: Được sử dụng để ghi chép các giao dịch kinh tế, tài chính phát sinh theo từng tài khoản kế toán. Qua đó phản ánh tình hình tài sản, nguồn vốn và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nội dung được ghi trong sổ cái phải đầy đủ các thông tin:
- Ghi thông tin ngày, tháng vào sổ;
- Số hiệu, ngày tháng của các loại chứng từ kế toán;
- Nội dung được tóm tắt về nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Số tiền phát sinh từ nghiệp vụ đó ghi vào phần bên nợ hay bên có của tài
Ngoài các loại sổ kế toán kể trên, còn có các loại sổ kế toán tổng hợp khác như:
❖ Sổ nhật ký chứng từ: Dùng để ghi chép các chứng từ kế toán theo trình tự thời gian.
❖ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Được sử dụng để theo dõi các chứng từ đã được ghi vào sổ.
❖ Sổ kế toán chi tiết: Nhằm ghi chép số liệu một cách chi tiết về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của các tài khoản kế toán trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Sổ kế toán chi tiết, gồm các loại sổ sau:
- Sổ chi tiết về các khoản tiền mặt;
- Số chi tiết về tiền đã gửi vào ngân hàng Việt Nam;
- Sổ chi tiết về nguồn vốn kinh doanh;
- Số chi tiết về vấn đề thanh toán cho khách hàng;
- Số chi tiết về các khoản chi phí sản xuất;
- Số chi tiết về doanh thu, cung cấp các sản phẩm, dịch vụ;
- Sổ chi tiết về thuế thu nhập doanh nghiệp (cần phải đóng);
- Sổ chi tiết về các khoản lương, thưởng;
- Sổ chi tiết cho quỹ Bảo hiểm xã hội;
- Ngoài ra, còn có các loại sổ chi tiết khác.
Bên cạnh đó, nó còn dùng để theo giỏi các nghiệp vụ mua bán, công nợ của của doanh nghiệp.
Như vậy, mỗi loại sổ kế toán đều mang đến những ưu và nhược điểm khác nhau. Chúng thường được sử dụng một cách đồng thời, nhất quán để hoàn thiện sổ sách kế toán một cách toàn diện và minh bạch cho doanh nghiệp.
Một số biểu mẫu sổ sách kế toán theo quy định của bộ tài chính
Một số lưu ý về sổ sách kế toán
Để đảm bảo cho việc ghi chép sổ kế toán tuân thủ đúng chuẩn mực kế toán và thuận tiện cho việc đối chiếu và kiểm tra thì bộ phận kế toán cần chú ý các việc sau:
Về mở số kế toán
Sổ kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán hàng năm. Trong trường hợp của các đơn vị mới thành lập thì sổ kế toán cần được mở từ ngày thành lập.
Về ghi sổ kế toán
- Dựa vào chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán.
- Phải được thực hiện kịp thời, rõ ràng và đầy đủ theo các nội dung của sổ.
- Các dữ liệu và thông tin được ghi vào sổ kế toán phải đúng, trung thực, và chính xác với những thông tin đã ghi trên các chứng từ kế toán.
- Việc ghi sổ kế toán phải tuân thủ đúng trình tự thời gian của các giao dịch kinh tế và tài chính phát sinh.
- Thông tin và số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải được ghi liền kề với thông tin và số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước.
- Sổ kế toán phải được ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi sổ được khóa.
- Thông tin và số liệu trên sổ kế toán phải được ghi bằng bút mực, không ghi xen thêm vào phía trên hoặc dưới, không ghi chồng lên nhau, không ghi cách dòng.
- Trong trường hợp không ghi hết trang, phải gạch chéo phần không ghi; khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp.
Về khóa sổ kế toán
- Phải được khóa sổ vào cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính và trong các trường hợp khác theo đúng quy định của pháp luật.
- Đối với việc ghi sổ kế toán bằng phương tiện điện tử thì phải thực hiện đúng theo quy định về sổ kế toán tại Điều 24, Điều 25 và khoản 1, 2, 3, 4 và 6 của Điều 26 tại Luật kế toán số 88/2015/QT13, trừ việc đóng dấu giáp lai.
- Khi đã khóa sổ kế toán trên phương tiện điện tử, cần thực hiện việc in sổ kế toán ra giấy và lập thành từng quyển riêng cho mỗi kỳ kế toán năm để tiến hành lưu kho.
- Trong trường hợp không thực hiện việc in thì phải đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và sẵn sàng cho việc tra cứu trong thời hạn lưu trữ.
>>> Tìm hiểu về: Dịch vụ kế toán của VLK Group
Lời Kết
Tóm lại sổ sách kế toán là bộ phận quan trọng trong mọi hoạt động tài chính, là yếu tố quyết định sự thành công của một doanh nghiệp.
Nếu bạn cần tư vấn hay hỗ trợ về cách lập và quản lý sổ sách kế toán thì hãy liên hệ ngay với VLK Group! Chúng tôi có đội ngũ nhân sự chuyên môn cao sẽ thay bạn làm điều đó một cách chính xác, hiệu quả và tuân thủ đúng chuẩn mực kế toán.